Politique de confidentialité

Règlement de protection des données de Zadmin

1. Champ d’application

Le présent règlement s’applique aux données récoltées par Zadmin ou traitées par elle sur mandat de tiers au sens de l’art. 11 de l’ordonnance du 14 juin 1993 relative à la loi sur la protection des données (OLPD ; RS 235.11).

Pour le surplus, la législation suisse sur la protection des données s’applique (loi fédérale du 19 juin 1992 sur la protection des données, RS 235).

Ce règlement ne s’applique pas à la collecte et au traitement de données par les sections cantonales, lesquelles doivent adopter un règlement propre. Il peut être identique au présent règlement.

Zadmin établira une explication sur la protection des données qui clarifie le présent règlement à l’attention du public.

2. Délégué·e à la protection des données

La personne déléguée à la protection des données au sein de Zadmin est désignée par le comité.

Elle est responsable de la mise en œuvre et du respect du présent règlement par les organes de Zadmin ou par toutes personnes traitant des données pour l’association.

3. Définitions

Dans le présent règlement, on entend par :

Membres : personnes physiques ou morales membres des sections cantonales de Zadmin.
Sections : associations cantonales membres de Zadmin.
Partenaires commerciaux : personnes physiques ou morales liées par contrat de prestation avec Zadmin.

4. Principes de traitement des données et buts

Zadmin traite des données personnelles uniquement dans le cadre de ses buts associatifs et contractuels, en respectant les principes de transparence, de proportionnalité et d’affectation au but.

Les données non utilisées doivent être détruites.

Les buts incluent notamment :

Diffusion d’un journal interne
Campagnes d’initiatives et référendums
Sensibilisation sur le droit et les politiques liées à son champ d’action
Communication interne
Formations, échanges, et présence sur les réseaux sociaux

5. Catégories de données personnelles

Zadmin traite les données de :

Membres
Intéressé·e·s
Abonné·e·s (newsletters internes et externes)
Employé·e·s et mandataires
Membres des comités et secrétariats
Médias, partenaires, donateurs
Utilisateurs de sites web

Types de données :

Nom, prénom
Adresse postale et email
Téléphone

6. Données partagées par les sections

Les sections peuvent fournir des données à Zadmin (ex. : adresses pour l’envoi de communications).

Conditions :

Accord des sections avec mention du but
Suppression des données après usage
Respect de la volonté des personnes concernées
Mandats longs par écrit et suppression des données après échéance

7. Traitement des données personnelles

Le traitement peut inclure collecte, conservation, utilisation, transmission, suppression.

Il est effectué avec consentement ou dans le cadre des obligations légales/statutaires.

Les membres consentent implicitement au traitement en adhérant à Zadmin.

8. Transfert des données personnelles

Les partenaires de Zadmin doivent respecter les mêmes standards que définis par ce règlement.

9. Participants à la collecte des données

Incluent :

Fournisseurs de paiement
Services d’envoi de newsletter ou d’emails

10. Durée de conservation

Données conservées aussi longtemps que nécessaire pour le but poursuivi, puis supprimées (au plus tard après 10 ans). Copies de sécurité possibles au-delà pour raisons techniques.

11. Sécurité des données

Zadmin prend toutes les mesures techniques et organisationnelles nécessaires à la sécurité des données personnelles.

12. Droits des personnes concernées

Les personnes concernées peuvent demander :

Accès à leurs données
Correction
Limitation ou interdiction du traitement (dans les limites légales)

Zadmin peut refuser ces demandes si elles empêchent l’association d’accomplir ses missions statutaires.

13. Adoption et modification

Ce règlement est adopté par le comité de Zadmin. Il est transmis à toutes les sections concernées lors de son adoption ou de modifications.

14. Dispositions transitoires

Zadmin a un an à compter de l’entrée en vigueur du règlement pour s’assurer que ses partenaires se conforment aux standards définis.

Adopté par le comité de Zadmin le 14 mai 2025.
Entrée en vigueur : 14 mai 2025.